8 dicas para um Coffee Break perfeito.

Primeira dica - Numero de pessoas Determinar o numero de pessoas e usar sempre 10% a mais (16 pessoas reais calcular tudo para 18 pessoas), e o tema que será abordado durante a reunião ou do evento como um todo. Estes dois itens são fundamentais, pois, determinam todos os cálculos de produtos, bem como, o quanto estes produtos se adaptam ao tema, além da própria decoração e tempo do coffee.

Segunda dica - Local O local ideal para montagem não deve ser pequeno, o que criará dificuldades para as pessoas alcançarem a mesa ou circularem, nem grande demais, para não espalhar o pessoal.  (não esqueça que um dos objetivos do coffee é o networking) A mesa do coffee break deve necessariamente estar fora do salão de reunião para que a mise-en-place (arrumação)  possa ser feita sem prejuízos ao andamento do evento.Caso isso não seja possível, e somente neste caso, a mise-em-place poderá ser feita antes, e o adicionamento dos quentes e frios no momento em que o condutor do evento anuncie a pausa, (somente café, leite, refrigerantes ou sucos) de forma rápida e programada, nesse caso, qualquer outro elemento que deteriore com o tempo deve ser descartado (frios, omelete, produtos à base de maionese, queijos, e assim por diante). Obs: Conforme o número de participantes, poderá ser necessário à montagem de várias mesas para agilizar o serviço, nesse caso é necessário verificar se o local escolhido comporta o serviço.

Terceira dica - Horário e Duração Horário: É claro que cada caso é um caso, mas em termos gerais e considerando o horário comercial  das 12h00mim às 14h00mim, na maioria das vezes este eventos ocorrem das 8h00mim às 11h30mim (Manhã) e das 14h00mim às 17h30mim (Tarde),  sendo assim podemos afirmar que os horários ideais  para o coffee break seriam às 10h00mim e as 16h00mim respectivamente, pois, assim não estariam próximo das refeições ao mesmo tempo de dividiriam a reunião no meio criando um descanso mental bastante apreciado. Dica para buffet: Oriente previamente sua equipe com relação a atrasos na programação, pois, evitará  demonstrações de impaciência, o que obviamente é imperdoável. Outro fator importante é demonstrar aos organizadores a importância no cumprimento dos horários na preservação dos alimentos. Duração: Ao pensar na duração devemos levar em consideração três fatores, banheiro, consumação e networking, sendo assim, para uma reunião com 20 participantes,  consideramos 20 minutos é mais do que suficiente, pois possibilita a execução de todos os fatores, sem que o foco no tema da reunião se perca. Um evento para 1000 pessoas, por exemplo, seria necessário pelo menos 50 minutos.

Quarta dica - Cardápio líquido Normalmente, os líquidos dos coffees são compostos de: Café preto, leite (nem sempre), chá quente, chocolate e 2 tipos de sucos. Sucos naturais valorizam o coffee break, mas aqueles que oxidam rapidamente, como o de uva e o de maçã, devem ser processados na hora ou servidos em embalagens pack, O de laranja é um dos mais presentes. Ele pode ser servido até duas horas depois. Sucos exóticos também podem ser uma boa, caso o publico seja jovem ou tenham relação com o tema do encontro. Exp: água de coco, suco de açaí, kiwi, etc . Elementos regionais como o chimarrão também podem ser encorpados com a mesma relação. Sorvetes também são bem vindos principalmente à tarde em dias de muito calor naturalmente. IMPORTANTE: Nunca esquecer da água, elemento indispensável. Refrigerantes devem ser usados apenas quando a verba não permitir o uso de sucos. Neste caso, devem ser servidos apenas dois sabores e seus respectivos diet. Os mais apreciados são a Coca cola e o Guaraná Antártica. Se possível os líquidos devem ser servidos em mesa separada dos sólidos, com os quentes de um lado e os frios de outros para melhorar o acesso. Caso não seja possível esta separação dos sólidos, uma boa dica é colocar os sólidos no meio, entre os líquidos quentes e os líquidos frios proporcionando uma melhor distribuição das pessoas.

Quinta dica - Cardápio Sólido A composição sólida de um coffee é muito variada dependendo de vários fatores como verba, tema, clima etc.. ,e até que ele deve ser leve, considerando que o evento terá continuidade, mas basicamente é composta de 2 tipos de pães (exp: Francês, italiano ou forma) , torradas, 2 tipos de salgados (exp: mini sanduíches, croassant, tortas salgadas), 1 tipo de doce (bolo ou torta doce) , Manteiga, Patês, geléias, petit four. A pequena variedade e proposital, pois, se houver muita variedade, as pessoas tendem a querer experimentar todas e acabam comendo demais, e prejudicando seu desempenho quando do reinicio das atividades. Este também e o motivo por que se costuma calcular uma unidade por participante de cada variedade. Podem ser servidos, também  pães de queijo, bolos, pãezinhos variados, brioches, salgadinhos, mini-tortas, torradas com patê, pequenos sanduíches, pequenos croissants, tábua de frios, doces em pedaços, frutas, biscoitos, broas ou outros, conforme a tipologia do evento. Caso seja necessário incluir o almoço na programação, a opção de pratos leves é recomendada pelo mesmo motivo. Se o evento tiver vários dias ou se o coffee for servido em dois períodos o recomendável é variar os itens para não saturar. O grande segredo que deve ser compartilhado entre o organizador do evento e o organizador do coffee é o bom senso, mais que os desejos pessoais, durante a manhã,por exemplo, o cardápio deve ser mais leve do que no período da tarde, e por quê? A reunião da manhã precede o almoço e pode atrapalhá-lo, enquanto o realizado a tarde está muito longe da janta. Descrição escrita dos produtos é bem apreciada, pois, facilita e muito os trabalhos. Porções individuais e Petit gourmet são sempre as melhores opções, uma vez que como não há cadeiras neste tipo de intervalo, os convidados deverão comer em pé e o cardápio escolhido deve levar isto em conta.